Il processo di note spese e di rimborso spese aziendali è sottoposto a precise regole. I rimborsi spese vengono erogati in busta paga a seguito di una nota spese e servono a ripagare il dipendente per i costi sostenuti durante lo spostamento per motivi di lavoro. Si tratta di costi che l’azienda deve calcolare all’interno del suo budget aziendale. Per i lavoratori dipendenti comunemente il rimborso spese di trasferta può quantificarsi o in una somma forfettaria pre-concordata o una cifra completa di tutti gli oneri come spesa per i chilometri effettuati, spesa dell’alloggio, spesa del vitto. Ovviamente tutte queste spese devono essere correttamente documentate, soprattutto quando si parla di viaggio e trasporto dove solitamente è previsto un rimborso spese chilometrico. I sistemi principalmente utilizzati per il rimborso delle spese aziendali sono di tre tipi: analitico, forfettario e misto.
Rimborso spese analitico
Prevede il pagamento direttamente commisurato agli importi effettivamente spesi dal dipendente durante il suo viaggio di lavoro. Egli dovrà dunque sempre includere la lista di tutti i giustificativi di spesa, come scontrini o ricevute fiscali, fatture, biglietti, e così via.
Limiti di deducibilità per il dipendente:
Illimitato (tali importi non concorrono alla formazione del reddito e non verranno di conseguenza mai tassati).
Limiti di deducibilità per l’azienda:
Illimitato à per spese di vitto e alloggio fino ad € 180,76 per trasferte in Italia e fino ad € 258,23 per trasferte all’estero
Al 75% à per spese di vitto e alloggio superiori ad € 180,76 per trasferte in Italia e superiori ad € 258,23 per trasferte all’estero.
Rimborso spese forfettario
Prevede un rimborso di una cifra di ammontare generico e stimata ex-ante. La cifra del rimborso spese forfettario è di solito calcolata su base giornaliera. In questo caso non è necessario presentare scontrini e compilare la nota spese, bisogna invece inviare i documenti di viaggio e trasporto in quando per le aziende deducibili interamente senza limiti di spesa. L’eventuale differenza tra il rimborso forfettario e gli importi realmente spesi saranno a carico (o a beneficio) del dipendente.
Limiti di deducibilità per il dipendente:
fino ad € 46,48/giorno per trasferte in Italia e fino ad € 77,47/giorno per quelle all’estero. I rimborsi eccedenti questi valori saranno imponibili e dunque tassati.
Limiti di deducibilità per l’azienda:
Illimitato
Rimborso spese lavoro misto
Prevede sia il corrispettivo delle spese effettuate (rimborso analitico, vagliabile tramite documentazione) che un’indennità forfettaria. Per le aziende queste spese non hanno limiti di deducibilità. Al contrario, per i dipendenti il limite di imponibilità cambia a seconda del tipo di sistema scelto e applicato.
Limiti di deducibilità per il dipendente (ridotti di 1/3 rispetto al rimborso forfettario):
fino ad € 30,99/giorno per trasferte in Italia e fino ad € 51,65 per trasferte all’estero.
Questi limiti valgono nel caso in cui il rimborso di tipo forfettario venga applicato ad una sola delle voci di spesa (ad esempio al vitto o, in alternativa, all’alloggio).
Qualora il rimborso forfettario venga invece applicato su entrambe le spese di vitto e alloggio, il rimborso limite massimo esente da tassazione ammonterà ad € 15,49 in Italia e ad € 25,82 all’estero.
Limiti di deducibilità per l’azienda:
Illimitato
Conservazione della documentazione
La legge prevede che la documentazione originale sia conservata a cura della società, allegando a ciascuna nota spesa i documenti di supporto. Questo è importante al fine di eventuali controlli che necessitino di chiarificazioni in merito le spese. Le spese di vitto e alloggio possono essere documentate mediante la fattura che deve essere intestata all’azienda così da permettere di detrarre l’IVA. Sono inoltre utili le ricevute e gli scontrini fiscali, mentre per le spese di viaggio devono essere presentati i documenti di viaggio e trasporto (biglietti nominativi, ricevute del vettore). I documenti devono essere conservati per 10 anni dall’ultima registrazione. L’Agenzia delle Entrate ha specificato che tutti i documenti informativi di carattere fiscale rilevante devono essere immodificabili, autentici ed integri.